即決!優先順位の決め方

先月、今月と「問題解決で悩むことが無くなった」という話題を投稿してきましたが、もう一つ、最近悩まなくなったこと、「仕事の優先順位の決め方」についても投稿します。





優先順位つけの基本方針

上記のGTDや、浅田すぐる先生の著書を参考に、自分なりのアレンジを加えた基本方針が以下のとおり。

  1. 成果物(アウトプット)を最大にするよう心掛ける
    相手がいる仕事は(早く返答すれは相手側で仕事が進むため)優先
  2. 15分以内で終わる仕事はすぐやる
  3. 長い時間が必要な仕事は2.のあとで短期期限順に実行
  4. 発想が必要な仕事は、シータ波状態や、人への相談も活用して短期間で解決
  5. 3.を早く終了し、長期期限だがより重要な仕事の時間を作る



優先順位の決め方はGTD!

既存の書籍で「仕事をすべてリストアップする」「仕事の優先順位を評価、決定」「仕事をこなしていく方法」まで、懇切丁寧に解説してくれる最高のテキストは、ビッド・アレン著「ストレスフリーの整理術」「ストレスフリーの仕事術」二見書房刊の2冊でしょう。
ただし「整理術」は「課題をリストアップし、それを継続管理していく手法」に多くのページが割かれているため、「それぞれの課題の優先順位を決めて実施していく方法」については続編の「仕事術」がおすすめ。



 

「ストレスフリーの整理術」は2015年に改訂版に代わってますね。
原著名「Getting Things Done」の頭文字をとって「GTD」と呼ばれる仕事術の解説になっているのですが、「課題の優先順位を決めて実施していく」部分だけを簡単にまとめると、

  1. 2分以内にやるべき?
    →すぐやる
  2. 他人に任せられない?
    →他人に任せる
  3. 今日やるべき?
    →後日に廻せるものはリスケジュールし、そうでないものは今日やる

という仕組みです。

しかしこの本のすごい所は、こうした形式的なワークフローだけではなく、3.に分類された仕事の進め方についても、以下のような示唆をしてくれていること。

  • やっているところを想像できるまで考えないと仕事はできない
  • でもその仕事を終わらせれば、もっとエネルギーが湧いてくる
  • 複数の仕事を同時にするのはストレスと失敗の元
  • その仕事を完全に終わらせればリラックスできる
  • リラックスできればできるほど生産性(能力)は上がる


仕事のリストアップの仕方は浅田すぐる先生から

仕事のリストアップの仕方は浅田すぐる先生の「トヨタで学んだ「紙1枚!」にまとめる技術」サンマーク出版刊が最高のテキストです。
この本で紹介されている「エクセル1」という作表法は、マインドマップやQCの特性要因図と同等の結果を迅速に導き出せる画期的な方法です。



 



ある一日の具体例

ます今日の仕事を一表に
分類した今日の仕事を8マスの表に書き出します。
この日は7件しかありませんでしたが、朝一の段階では概ね8件が私には1日分として適当。ただし仕事の状況によってはマス目を増やします。

SR店〇〇課長
問い合わせ返答
SM店××店長
相談返答
前日作成の
商品移動案の
不備点の確認
総務部門からの
未回収書類
問い合わせの
チーム内確認
 
9月イベント候補商品の
店配分案を作成、候補
商品の情報不備を
今日中に
営業部署に連絡
9月イベントの
店予算案を商品を積算
して検証、問題点を
企画部署に連絡
全イベントの
売上進捗計算
簡易版の
設計
 
 
次に案件を「15分で終わるもの」「もっと長時間かかるもの」に分けます。

SR店〇〇課長
問い合わせ返答
SM店××店長
相談返答
前日作成の
商品移動案の
不備点の確認
総務部門からの
未回収書類
問い合わせの
チーム内確認
15分15分15分15分
 
9月イベント候補商品の
店配分案を作成、候補
商品の情報不備を
今日中に
営業部署に連絡
9月イベントの
店予算案を商品を積算
して検証、問題点を
企画部署に連絡
全イベントの
売上進捗計算
簡易版の
設計
長時間長時間長時間

 
優先順位つけ
それぞれの課題を処理する時間を、以下のルールで「朝一」「合間」「1番目、2番目~」「夜~翌朝」の4分類で決めます。
  • 15分案件は「すぐやる」が、長時間案件をやっている合間に待ち時間が発生する可能性がある場合は、その待ち時間用に何件かを残して可。
  • 15分案件、長時間案件共に、相手がある案件は、ない案件より優先する。
  • 長時間案件のなかでアイデア出しが必要なものは日中は取り掛からない。わざと一晩おいてシータ波状態での問題解決を待つ。


この日の15分案件、
  1. SR店〇〇課長 問い合わせ返答
  2. SM店××店長 相談返答
  3. 前日作成の商品移動案の不備点の確認
  4. 総務部門からの未回収書類問い合わせのチーム内確認

のうち、3.4は自チーム内の仕事だったので「合間」用にし、1.2を朝一にやってしましまうことにします。その後に行う長時間案件は、
  1. 9月イベント候補商品の店配分案を作成、候補商品の情報不備を今日中に営業部署に連絡
  2. 9月イベントの店予算案を商品を積算して検証、問題点を企画部署に連絡

は、それぞれ1の結果で2、という仕事だったので、順番は自然に決まりました。うち「3」のみは、締切りまで時間があったので、夜~翌朝のシータ波状態用に回すことにします。


朝一朝一合間合間
SR店〇〇課長
問い合わせ返答
SM店××店長
相談返答
前日作成の
商品移動案の
不備点の確認
総務部門からの
未回収書類
問い合わせの
チーム内確認
15分15分15分15分
1番目2番目夜~翌朝
9月イベント候補商品の
店配分案を作成、候補
商品の情報不備を
今日中に
営業部署に連絡
9月イベントの
店予算案を商品を積算
して検証、問題点を
企画部署に連絡
全イベントの
売上進捗計算
簡易版の
設計
長時間長時間長時間



一日が終わったら
終了した課題のマス目をでマーカー等で消していき、終業時に「何を残したか、残した課題をやるためにはどのような知識がいるか」を確認して帰宅。

この日の課題2.「9月イベントの店予算案を商品を積算して検証、問題点を企画部署に連絡」は、積算した結果が当初予算案と全く合わなかったため、企画部署だけではなく、営業部署の責任者や店とも協議する必要がでてきました。
よって新しくシータ波状態の「夜~翌朝」用に「9月イベントの店予算案の問題点調整案の作成」を追加。

朝一朝一合間合間
SR店〇〇課長
問い合わせ返答
SM店××店長
相談返答
前日作成の
商品移動案の
不備点の確認
総務部門からの
未回収書類
問い合わせの
チーム内確認
15分15分15分15分
1番目2番目夜~翌朝夜~翌朝
9月イベント候補商品の
店配分案を作成、候補
商品の情報不備を
今日中に
営業部署に連絡
9月イベントの
店予算案を商品を積算
して検証、問題点を
企画部署に連絡
9月イベントの
店予算案の問題点
調整案の作成
全イベントの
売上進捗計算
簡易版の
設計
長時間長時間長時間長時間

 
当初の「夜~翌朝」用課題だった「全イベントの売上進捗計算簡易版の設計」は手を付けられませんでしたが、「9月イベントの店予算案の問題点調整案の作成」は翌朝のシータ波状態の時に思いつくことが出来ました。


「シータ波状態」ができなければ「人に相談」

この「「シータ波状態」で出来る」というところが、胡散臭さ満点なところだと思いますが、私は実際にこのサイクルで毎日予定を完結させています。

この方法を会得するまでよく使っていた代替テクニックは「人に相談」ですね。

「同じテーマの本を3冊読めば専門家」の考え方のアレンジですが、先ず自分なりの仮説と回答を作って同僚や別部署の人間、上司の誰か(その1)に相談します。すると誰か(その1)はその人の視点での異論を出してくるので、その異論を盛り込んだ修正案を作成。これを誰か(その3)まで繰り返すと、耐性の強い案が完成しているという流れです。今でも多角的な視点が必要な案件では結構使っています。

20200727

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